¿Es obligatorio llevar contabilidad siendo autónomo?
Los autónomos en estimación directa simplificada no están obligados a llevar contabilidad formal según el Código de Comercio, pero sí deben mantener tres libros registro fiscales: facturas emitidas, facturas recibidas y bienes de inversión. Los autónomos en estimación directa normal añaden también el libro de provisiones de fondos y suplidos.
Las sociedades (SL, SA) sí están obligadas a llevar contabilidad completa según el Plan General Contable y a depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Los libros registro del autónomo
Libro de facturas emitidas
Aquí anotas todas las facturas que emites a tus clientes, en orden cronológico y correlativo. Para cada factura debes registrar: número, fecha, datos del cliente, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA, total y, si aplica, el importe de la retención de IRPF.
Libro de facturas recibidas
Aquí anotas todas las facturas de tus proveedores y gastos. Mismos campos que las emitidas, más el NIF del emisor.
Libro de bienes de inversión
Solo necesario si tienes activos amortizables (ordenador, maquinaria, mobiliario). Para cada bien: descripción, fecha de adquisición, coste, porcentaje y cuotas de amortización anual.
Cómo organizarte: el método más práctico
Frecuencia de registro
Lo más recomendable es registrar las facturas semanalmente o al menos mensualmente. Dejarlo para última hora antes del trimestre es la fuente de más errores y estrés. Si eres muy disciplinado, registra cada factura en el momento en que la emites o la recibes.
Digitaliza todas tus facturas
Guarda una copia digital de cada factura recibida (escanea en papel o guarda el PDF si es electrónica). Organízalas por año y mes. Esto te permitirá encontrar cualquier documento en segundos si Hacienda te pide algo.
Conciliación bancaria
Una vez al mes, compara tus movimientos bancarios con tus facturas. Cada ingreso debe tener una factura emitida detrás, y cada gasto relevante debe tener su factura. Si hay diferencias, investígalas antes de que se acumulen.
Herramientas recomendadas
- Hoja de cálculo (Excel/Sheets): suficiente para actividades simples con pocas facturas
- Software de facturación: Holded, Sage, Billin, Quipu — automatizan los libros registro
- Plataforma de tu gestoría: en Arklos tienes acceso a herramientas de gestión incluidas en el servicio
Errores más frecuentes
- Mezclar gastos personales con gastos de la actividad
- Perder facturas de gastos — sin factura, sin deducción
- Registrar el total de la factura en lugar de la base imponible
- No registrar las facturas rectificativas (abonos)
- Olvidar amortizar los bienes de inversión cada año
- Dejar el cierre del trimestre para el último día
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En Arklos nos encargamos de la contabilidad de autónomos y pymes: llevamos los libros registro, conciliamos los movimientos bancarios y presentamos todos los impuestos trimestrales y anuales. Consulta nuestros packs de asesoría desde 59,99 €/mes.