Principios básicos de la deducción de gastos
Para que un gasto sea deducible en el IRPF e IVA de un autónomo tiene que cumplir tres requisitos básicos: estar vinculado a la actividad económica, estar correctamente justificado con factura (no vale ticket), y estar registrado contablemente en los libros de la actividad.
Hacienda aplica el principio de "necesariedad": el gasto tiene que ser necesario para obtener los ingresos, no simplemente conveniente o relacionado con el sector.
Gastos deducibles sin discusión
- Cuota de autónomos (RETA): 100% deducible en IRPF
- Alquiler del local de trabajo: 100% si es exclusivamente para la actividad
- Material de oficina y consumibles: papel, tóner, material de trabajo
- Software y suscripciones profesionales: herramientas de trabajo, CRM, diseño
- Gestoría y asesoría: honorarios de tu asesor fiscal y laboral
- Formación relacionada con la actividad: cursos, libros profesionales
- Publicidad y marketing: anuncios, web, diseño corporativo
- Seguros de responsabilidad civil profesional
- Amortización de equipos: ordenadores, maquinaria, mobiliario de oficina
Gastos con deducción parcial o condicionada
Suministros del hogar (trabajo en casa)
Si trabajas desde tu domicilio y lo tienes comunicado como domicilio fiscal, puedes deducirte el 30% de los suministros (luz, agua, gas, internet) en la proporción de metros cuadrados destinados a la actividad respecto al total de la vivienda. Por ejemplo: si tu despacho ocupa el 20% de la casa, puedes deducirte el 30% × 20% = 6% del total de suministros.
Teléfono móvil
Si usas el mismo teléfono para trabajo y uso personal, Hacienda admite una deducción del 50% si demuestras el uso profesional. Lo más limpio es tener una línea exclusivamente profesional y deducir el 100%.
Vehículo
Este es el punto más conflictivo. Para los autónomos que no se dediquen al transporte, la compraventa de vehículos solo admite deducción del 50% del IVA (nunca del 100% salvo actividades de transporte, enseñanza de conducción, etc.). En IRPF la deducción es prácticamente imposible salvo que el vehículo sea de uso exclusivo profesional y puedas probarlo.
Comidas y restaurantes
Solo son deducibles si se producen en día laborable, fuera del municipio donde está tu actividad, y son de naturaleza profesional (reunión de trabajo, visita a cliente). El límite es de 26,67 €/día en España y 48,08 €/día en el extranjero. Siempre con factura a nombre de la actividad.
Ropa
Solo es deducible la ropa que sea EPI (Equipo de Protección Individual) o uniforme con el logo de la empresa. La ropa de vestir convencional, aunque la uses solo para trabajar, no es deducible.
Gastos que NO son deducibles
- Multas y sanciones de cualquier tipo
- Gastos de atenciones con clientes que superen el 1% de la cifra de negocios
- Donativos (salvo los que tengan régimen fiscal específico)
- El IVA que ya te has deducido en el 303 (no puedes deducirlo también en IRPF)
- Gastos de ejercicios anteriores no justificados en el momento
Cómo justificar correctamente los gastos
La justificación documental es clave. Necesitas factura completa (no vale ticket ni recibo) con: número de factura, fecha, datos del emisor, tus datos como destinatario, descripción del servicio o producto, base imponible, tipo de IVA y cuota.
Guarda todas las facturas al menos 4 años (el plazo de prescripción fiscal) y tenlas disponibles en formato digital o papel si Hacienda te requiere.