¿Qué es una factura y cuándo es obligatoria?
Una factura es el documento que acredita la entrega de bienes o la prestación de servicios. Es obligatoria siempre que el destinatario sea un empresario o profesional, cuando el cliente lo exija para deducirse el IVA, en ventas a distancia, y en varios otros supuestos. Con particulares que no lo exijan, en muchos casos basta con un ticket o recibo simplificado.
Campos obligatorios de una factura completa
Una factura ordinaria debe incluir obligatoriamente:
- Número y serie: correlativo y sin saltos. Puedes usar series distintas para diferentes tipos de clientes (ej: F-2024-001, A-2024-001)
- Fecha de expedición
- Fecha de operación (si es distinta a la de expedición)
- Datos del emisor (tú): nombre completo o razón social, NIF, dirección fiscal
- Datos del destinatario: nombre completo o razón social, NIF, dirección (obligatorio si es empresario)
- Descripción de los bienes entregados o servicios prestados
- Base imponible: el importe sin IVA
- Tipo impositivo de IVA aplicado (21%, 10%, 4% o exento)
- Cuota de IVA: el resultado de base × tipo
- Importe total: base + IVA
- Retención de IRPF si aplica (15% general, 7% primeros años)
¿Cuándo se pone retención de IRPF?
La retención de IRPF la aplicas cuando facturas a empresas o profesionales (no a particulares) y tu actividad está sujeta a retención. El tipo general es el 15%, pero si es tu primer año de actividad o los dos siguientes, puedes aplicar el 7% si lo comunicaste en el alta censal.
La retención se resta del total: si tu servicio vale 1.000 € + 210 € de IVA, y aplicas 15% de retención (150 €), el cliente te paga 1.060 € y Hacienda cobra los 150 € directamente del cliente a través del Modelo 111.
¿Cuándo no se pone IVA?
En algunos casos la factura no lleva IVA:
- Operación exenta: servicios sanitarios, educativos, financieros — se indica "Exento art. XX de la Ley del IVA"
- Inversión del sujeto pasivo: cuando facturas a un empresario de otro país de la UE, el IVA lo declara el destinatario — se indica "Inversión del sujeto pasivo"
- Exportaciones fuera de la UE: exentas de IVA por ser exportación
Factura simplificada (ticket)
Puedes emitir factura simplificada (sin datos del destinatario) cuando el importe no supera 400 € con IVA incluido, o cuando son ventas al por menor a particulares. La factura simplificada no vale para que el destinatario se deduzca el IVA salvo que sea un particular.
Factura electrónica
Desde 2024 las grandes empresas y desde 2025 progresivamente todas las pymes y autónomos están obligados a emitir facturas electrónicas en formato XML (Facturae) cuando el destinatario también sea empresario. La normativa Verifactu/AEAT también afecta a los programas de facturación.
Errores que anulan una factura
- Emitir facturas sin número o con números repetidos
- No incluir el NIF del cliente empresario
- Poner el importe total sin desglosar base e IVA
- Olvidar la fecha de operación cuando difiere de la de expedición
- Modificar una factura ya emitida — hay que emitir una factura rectificativa