¿Qué son las obligaciones contables?
Toda sociedad mercantil —SL, SA— está obligada a llevar una contabilidad ordenada que refleje su patrimonio y sus resultados, y a formular, aprobar y depositar sus cuentas anuales cada ejercicio. No es un trámite opcional ni algo que se pueda dejar "para cuando dé tiempo": tiene plazos legales concretos y el incumplimiento tiene consecuencias directas, desde el cierre registral hasta sanciones económicas.
Esto es distinto de las obligaciones fiscales (IVA, retenciones, Impuesto de Sociedades): la contabilidad es la base sobre la que luego se calculan esos impuestos, pero como obligación mercantil tiene su propio calendario, regulado por el Código de Comercio y la Ley de Sociedades de Capital.
¿Quién está obligado?
Todas las sociedades mercantiles —Sociedad Limitada, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada Nueva Empresa— están obligadas a llevar contabilidad y depositar cuentas anuales, con independencia de su tamaño o de si han tenido actividad en el ejercicio.
Los autónomos tienen un régimen distinto: en estimación directa simplificada llevan libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones de fondos, sin obligación de depositar cuentas en el Registro Mercantil. Esta guía se centra en las sociedades.
Dentro de las sociedades, las que cumplen los requisitos para pyme (activo, cifra de negocio y plantilla por debajo de ciertos umbrales) pueden formular cuentas anuales en formato abreviado, con menos anexos que el modelo normal.
Libros obligatorios
Toda sociedad debe llevar, como mínimo:
- Libro Diario: registro cronológico de todas las operaciones contables del ejercicio
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: balance de apertura, sumas y saldos trimestrales, inventario de cierre y las propias cuentas anuales
- Libro de Actas: recoge los acuerdos de las juntas generales y, en su caso, del consejo de administración
- Libro Registro de Socios (SL) o Libro Registro de Acciones Nominativas (SA): titularidad y movimientos de participaciones o acciones
Estos libros deben legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
Plazos clave
El calendario contable-mercantil de una SL con ejercicio natural (cierre a 31 de diciembre) tiene cuatro hitos encadenados. Cada uno depende del anterior, así que un retraso al principio de la cadena arrastra los siguientes.
Calendario de una SL con cierre a 31 de diciembre
Nota: estas fechas son para ejercicio natural (1 enero – 31 diciembre). Si la sociedad tiene un ejercicio partido, el calendario se desplaza proporcionalmente desde la fecha real de cierre.
Cómo se formulan, aprueban y depositan las cuentas
Paso 1 — Formulación
El órgano de administración (administrador único, solidario, mancomunado o consejo) elabora y firma las cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, memoria y, si aplica, estado de flujos de efectivo. Las pymes pueden usar el modelo abreviado.
Paso 2 — Legalización de libros
En paralelo, se presentan telemáticamente en el Registro Mercantil el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales del ejercicio que se cierra.
Paso 3 — Aprobación en junta general
La junta general ordinaria de socios aprueba (o no) las cuentas formuladas, decide sobre la aplicación del resultado (reparto de dividendos, reservas) y, en su caso, la gestión social del órgano de administración. Debe convocarse y celebrarse dentro de los seis primeros meses del ejercicio siguiente.
Paso 4 — Depósito en el Registro Mercantil
En el mes siguiente a la aprobación, se presenta el depósito de cuentas en el Registro Mercantil del domicilio social, junto con la certificación del acuerdo de aprobación y la aplicación del resultado.
Punto crítico: no depositar las cuentas dentro de plazo cierra la hoja registral de la sociedad —no se pueden inscribir nuevos actos, salvo excepciones tasadas como el cese de administradores— y puede acarrear sanciones económicas del ICAC de hasta el 2% del volumen de facturación.
Ejemplo práctico
SL con cierre de ejercicio el 31 de diciembre de 2025:
- Formulación de cuentas: antes del 31 de marzo de 2026
- Legalización de libros: antes del 30 de abril de 2026
- Junta general ordinaria: antes del 30 de junio de 2026
- Depósito en el Registro Mercantil: antes del 30 de julio de 2026
Si la junta se celebra el 15 de junio de 2026, el plazo para depositar las cuentas termina el 15 de julio de 2026 —un mes después de la aprobación, no del cierre del ejercicio—.
Errores frecuentes
- Confundir el plazo de depósito (1 mes desde la aprobación) con el de la junta (6 meses desde el cierre)
- No legalizar los libros contables aunque las cuentas ya estén formuladas
- Depositar cuentas sin certificación del acuerdo de aprobación de la junta
- No convocar junta en sociedades sin apenas actividad, pensando que "si no hay movimiento no hace falta"
- Dejar transcurrir el plazo de depósito y descubrir después que la hoja registral está cerrada
- No conservar el Libro de Actas actualizado con los acuerdos de cada junta